POS
pokladna
Pokladní software a jeho integrace
s platebním terminálem
Zde bychom Vám rádi představili kompletní seznam funkcí a popsali celou problematiku pokladního systému a jeho napojení na Elektronickou evidenci tržeb. Zároveň popsali funkcionality platební aplikace, která umoňuje platit různými platebními prostředky.
DOKUMENTACE
Technický popis zařízení pro elektronickou evidenci tržeb
V této kapitole se budeme věnovat popisu jednotlivých zařízení pro elektronickou evidenci tržeb.
Jak je patrné z přiloženého obrázku, typy zařízení je možné rozdělit do několika skupin.
První skupinou jsou řešení, která vycházejí z aplikací vyrobených pro chytré telefony (označené č.1). Tyto aplikace je možné si stáhnout z Apple AppStore anebo Google Play. Jsou většinou vytvořené jak pro provoz na mobilních telefonech, tak zároveň je možné je používat na tabletu.
Aplikace, které lze provozovat na chytrých telefonech a tabletech, využívají tiskárny, které jsou napojeny přes Bluetooth (BT). Tiskárny jsou nutné především pro tisk povinné účtenky. V některých případech je možné účtenku zasílat e-mailem. Tyto možnosti jsou přesněji popsány v následujících kapitolách. Na samotnou aplikaci je možné napojit na samostatný malý platební terminál pro akceptaci karet, a to také přes Bluetooth.
Druhou skupinou jsou zařízení „All-in-One“ nebo také tzv. „tři v jednom“. Jedná se prakticky o platební terminál, který využívá operačního systému Android a byl uzpůsoben i pro klasickou funkci pokladny na EET. Obsahuje dotykovou obrazovku jako na chytrém telefonu, snímač platebních karet a tiskárnu. Pro provoz EET je možné využívat jen pokladní aplikaci a akceptaci platebních karet nechat nevyužitou. Je to na zvážení daňového subjektu, zda si chce funkci nechat zprovoznit hned od začátku nebo postupně.
Obrázek 1 - Schéma centrálního napojení EET
O akceptaci karet se více dozvíte v samostatné kapitole.
Výše uvedené skupiny (1. a 2.) je možné na centrální evidenci napojit napřímo a zároveň centrálně spravovat pomocí administrátorského systému umístěného v centrálním systému správy, které je většinou provozováno dodavatelem EET aplikace.
Třetí skupinou jsou klasické pokladny, které jsou více robustní, mohou mít standardní tlačítka a jsou brány jako nesnadno přenositelné.
Než přejdeme k fyzické instalaci zařízení elektronické evidence tržeb
V následujícím textu jsou popsány jednotlivé rozdíly mezi systémy EET. Před tím, než dojde k fyzickému zakoupení anebo instalaci zařízení, očekáváme, že daňový subjekt se registroval na příslušném pracovišti daňové správy, popř. získal přístup a je připraven získat jednotlivé certifikáty pro pokladní místa nebo pracoviště.
Před samotným výběrem doporučujeme si odpovědět na několik základních otázek:
-
Chci používat EET pouze pro povinnou evidenci tržeb hotovosti
-
Jako daňový subjekt budu vždy já osobně evidovat platby hotovostí? (To znamená, že nemám žádné jiné zaměstnance nebo spolupracovníky, na které mohu příjem hotovostních tržeb přenést)?
Pro kontrolu certifikátů se spravují přes centrální systém, který je bezpečně napojen na přihlášená zařízení.
Tento centrální systém umožnuje jednoduchou formou měnit nastavení aplikace a zároveň umožňuje zneplatnit funkci EET při nečekané ztrátě zařízení. Komunikace mobilního zařízení s EET serverem je prováděna přímo pomocí připojení k internetu přes SIM kartu v telefonu nebo prostřednictvím Wi-Fi sítě.
Každý uživatel se přihlašuje prostřednictvím jména a hesla. Pro potvrzení uživatele a pro zasílání dalších důležitých oznámení je zapotřebí vyplnit e-mailovou adresu a číslo mobilního telefonu. Číslo může sloužit do budoucna pro vyšší zabezpečení vstupu do systému využitím tzv. dvoufaktorové autentifikace.
Pro dokončení registrace je zapotřebí potvrdit internetový odkaz zaslaný na vloženou e-mailovou adresu.
Obrázek 2 - Ukázka registrace konečného uživatele
Pro přihlášení slouží jméno a heslo. Uživateli je umožněno si zapamatovat heslo na 30 dní. Po správném vložení hesla je možné pokračovat v registraci daňového subjektu a příslušného terminálu.
Vlastnosti centrálního systému jsou shodné pro všechny varianty produktů skupiny 1. a 2. Záleží pouze na uživateli, kterou část chce více nebo méně používat.
Obrázek 3 - přihlášení do systému
Jakmile je daňový subjekt registrován jako uživatel, lze přistoupit k registraci dalších důležitých údajů, které jsou centrálně spravovány a souhlasí se zadanými údaji na finanční správě.
Obrázek 4 - přihlášení do systému
Obrázek 5 - vytvoření poboček a pokladen
V případě, že daňový subjekt chce skutečně používat pouze jednu pokladnu, nemusí si vytvářet pobočku, ale napřímo si vytvoří profil pokladny.
Název pokladny je důležitý pro případnou změnu prodejního místa nebo přidání dalších pokladen v budoucnu. Pro každou pokladnu je zapotřebí obdržet samostatný certifikát od finanční správy. Ke každému certifikátu si každý daňový subjekt může vytvořit svůj PIN (heslo). Tento PIN se nezadává do portálu, ale přímo do aplikace.
Do portálu se vkládá pouze certifikát vytvořený serverem finanční správy.
Obrázek 6 - vytvoření pokladny
Portál centrální správy se používá nejenom pro jednoduchou správu mobilní aplikace, ale také pro všechny ostatní daňové subjekty, které mohou využívat různé druhy pokladen a další typy koncových zařízení.
Pomocí portálu centrální správy je možné spravovat zařízení, která jsou dodávána přímo správcem systému (většinou ve spojení s platebním terminálem pro akceptaci karet) anebo zařízení, která si daňový subjekt zakoupí samostatně.
Obrázek 7 - aktivace pokladny
Tímto krokem se v centrálním systému připraví aktivační kód pro příslušné IČO daňového subjektu a systém čeká na připojení aplikace se stejným IČO a aktivačním kódem.
Obrázek 8 - Objednávka aktivace zařízení
Nastavení POS aplikace je velice jednoduché
Nejprve se zadá IČO daňového subjektu a následně aktivační kód, který byl vygenerován během registrace na portálu.
Tímto se telefon spáruje s portálem a následně je možné přikročit k aktivaci certifikátu.
A to buď vložením certifikátu přímo do mobilní aplikace (pro případ, kdy byl certifikát vygenerován na výdejním místě finanční správy).
Nejjednodušší způsob je vložení elektronického certifikátu přes portál správy zařízení. V sekci Přehled aktivních pokladen vyberte volbu Vložit certifikát.
Obrázek 9 - Aktivace pokladny
Obrázek 10 - Aktivace pokladny aktivačním kódem
Obrázek 11 - Vložení certifikátu pomocí portálu
Vložením souboru s certifikátem se aktivuje připojení k systému EET finanční správy
Obrázek 12 - Vložení certifikátu
Obrázek 13 - Nastavení aplikace